外出先からでもアクセスができるWebメールを運用するためには、専用のサーバを構築する必要があります。

それほど難しい作業ではありませんが、セキュリティ等の設定が必要になります。

そのため専門のスキルを持った人間が必要になります。

もし専門のスキルを持った人間がいないのであれば、構築専門の企業に管理の委託をすると良いです。

サーバの構築からドメインの設定まですべて行います。

独自のシステムを使うため、セキュリティレベルが非常に高く外部にメッセージファイルが流出することは決してありません。

運用費用が必要になりますが、担当者を一人雇うよりもコストは低いです。

Webメールの導入を考えているなら検討してみると良いでしょう。